Chi phí đầu vào được trừ của hộ kinh doanh doanh thu trên 3 tỷ từ 2026: Hiểu đúng để không bị loại chi phí

Từ năm 2026, hộ kinh doanh có doanh thu trên 3 tỷ đồng mỗi năm chính thức chuyển sang cơ chế tính thuế theo lợi nhuận. Điều này đồng nghĩa với việc thuế không còn tính khoán trên doanh thu, mà được xác định trên cơ sở doanh thu trừ chi phí hợp lệ. Trong bối cảnh đó, câu hỏi lớn nhất của nhiều hộ kinh doanh là: chi phí đầu vào nào được trừ và làm sao để không bị loại khi quyết toán thuế.

Khác với trước đây, khi nhiều khoản chi có thể được chấp nhận theo thực tế kinh doanh, từ 2026 việc xác định chi phí được trừ của hộ kinh doanh doanh thu trên 3 tỷ phải tuân thủ chặt chẽ các nguyên tắc về chứng từ, thanh toán và sổ sách kế toán. Nếu làm sai, dù chi phí là có thật, vẫn có thể bị loại và dẫn đến tăng thuế phải nộp.

Nguyên tắc chung để chi phí được trừ

Mọi khoản chi phí muốn được trừ khi tính thuế của hộ kinh doanh doanh thu trên 3 tỷ đều phải đáp ứng đồng thời các điều kiện cơ bản. Khoản chi phải phát sinh thực tế, liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của hộ. Khoản chi đó phải có chứng từ hợp pháp, hợp lệ theo quy định pháp luật về thuế. Đối với khoản chi có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, việc thanh toán bắt buộc phải thực hiện bằng hình thức không dùng tiền mặt. Ngoài ra, hộ kinh doanh phải thực hiện chế độ kế toán, lưu trữ sổ sách, hóa đơn và dữ liệu đầy đủ.

Chỉ cần thiếu một trong các điều kiện trên, chi phí đó có thể bị loại khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc quyết toán cuối năm.

Chi phí mua hàng hóa, nguyên vật liệu đầu vào

Đây là nhóm chi phí lớn nhất và quan trọng nhất đối với hộ kinh doanh thương mại và sản xuất. Chi phí mua hàng hóa để bán lại, mua nguyên vật liệu để sản xuất, mua linh kiện, phụ tùng, bán thành phẩm đều có thể được trừ nếu đáp ứng đúng điều kiện.

Điều kiện quan trọng nhất là phải có hóa đơn hợp pháp. Hóa đơn có thể là hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng hợp lệ theo đúng loại hình người bán. Trên hóa đơn phải thể hiện đúng tên hộ kinh doanh, mã số thuế, nội dung hàng hóa phù hợp với ngành nghề đã đăng ký.

Trường hợp tổng giá trị thanh toán từ 5 triệu đồng trở lên, kể cả nhiều hóa đơn trong cùng một ngày của cùng một nhà cung cấp, việc thanh toán bắt buộc phải qua ngân hàng. Nếu thanh toán tiền mặt, chi phí sẽ không được trừ dù hóa đơn là hợp pháp.

Đối với hộ kinh doanh sản xuất, việc xây dựng định mức nguyên vật liệu, theo dõi nhập xuất tồn kho là yếu tố rất quan trọng. Cơ quan thuế có thể căn cứ định mức để đánh giá tính hợp lý của chi phí đầu vào so với sản lượng và doanh thu.

Chi phí nhân công và tiền lương

Chi phí tiền lương, tiền công là khoản chi thường xuyên nhưng cũng là nhóm chi phí dễ bị loại nếu làm không đúng ngay từ đầu.

Để chi phí nhân công được trừ, hộ kinh doanh cần có hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận lao động rõ ràng với người làm việc. Phải có bảng chấm công, bảng lương thể hiện rõ mức lương, thời gian làm việc và hình thức chi trả. Việc chi trả tiền lương nên thực hiện qua ngân hàng để đảm bảo tính minh bạch.

Trường hợp hộ kinh doanh có thuê lao động thường xuyên, việc tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc theo quy định sẽ giúp chi phí tiền lương và bảo hiểm được công nhận là chi phí hợp lệ.

Chi phí thuê mặt bằng, thuê tài sản

Chi phí thuê nhà xưởng, cửa hàng, kho bãi, phương tiện vận chuyển hoặc máy móc phục vụ kinh doanh được trừ nếu có hợp đồng thuê rõ ràng và chứng từ thanh toán hợp pháp.

Đối với trường hợp thuê của cá nhân, cần đặc biệt lưu ý nghĩa vụ thuế cho thuê tài sản. Nếu bên thuê nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê, hộ kinh doanh cần lưu giữ tờ khai và chứng từ nộp thuế thay để chứng minh tính hợp lệ của chi phí.

Chi phí dịch vụ phục vụ hoạt động kinh doanh

Các khoản chi cho dịch vụ điện, nước, internet, điện thoại, vận chuyển, sửa chữa, bảo trì, phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán, dịch vụ kế toán thuế đều có thể được trừ nếu phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh.

Hóa đơn dịch vụ cần đứng tên hộ kinh doanh và phản ánh đúng nội dung sử dụng. Trường hợp sử dụng chung cho sinh hoạt và kinh doanh, hộ cần có phương pháp phân bổ hợp lý để tránh bị loại chi phí.

Những khoản chi không được trừ cần đặc biệt lưu ý

Các khoản chi không liên quan đến hoạt động kinh doanh, chi cho mục đích cá nhân, chi không có chứng từ hợp pháp, chi thanh toán tiền mặt cho khoản từ 5 triệu đồng trở lên đều không được trừ. Ngoài ra, các khoản phạt vi phạm hành chính, phạt chậm nộp thuế cũng không được tính vào chi phí hợp lệ.

Tóm tắt nhanh

Hộ kinh doanh doanh thu trên 3 tỷ từ năm 2026 được tính thuế theo lợi nhuận. Muốn giảm thuế phải chứng minh được chi phí hợp lệ. Chi phí được trừ phải liên quan trực tiếp đến kinh doanh, có hóa đơn hợp pháp, thanh toán đúng hình thức và được ghi nhận đầy đủ trên sổ sách kế toán. Không có hóa đơn hoặc thanh toán sai cách thì chi phí có thật vẫn có thể bị loại.

Câu hỏi thường gặp

Hộ kinh doanh mua hàng ở chợ không có hóa đơn có được trừ chi phí không?
Đối với hộ kinh doanh doanh thu trên 3 tỷ, các khoản chi phí lớn cần có hóa đơn hợp pháp. Việc mua hàng không có hóa đơn tiềm ẩn rủi ro rất cao khi quyết toán và có thể bị loại chi phí.

Thanh toán tiền mặt có được trừ chi phí không?
Chỉ các khoản chi dưới 5 triệu đồng mới được thanh toán bằng tiền mặt. Từ 5 triệu đồng trở lên bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt.

Không làm sổ sách kế toán có bị ảnh hưởng gì không?
Hộ kinh doanh doanh thu trên 3 tỷ bắt buộc phải theo dõi sổ sách. Không có sổ sách, cơ quan thuế sẽ rất khó chấp nhận chi phí khi quyết toán.

Nên làm gì để tránh rủi ro chi phí bị loại?
Nên rà soát lại toàn bộ quy trình mua hàng, thanh toán, lưu trữ chứng từ ngay từ đầu năm và có sự tư vấn của kế toán chuyên về kế toán hộ kinh doanh.