Thuế Trường Mầm Non Năm 2026 – Khi Người Làm Giáo Dục Phải Học Thêm “Môn Thuế”
Nhiều chủ nhà trẻ, trường mầm non tư thục từng nói rằng: làm giáo dục đã khó, làm đúng luật còn khó hơn. Từ năm 2026, khi hàng loạt chính sách thuế mới được áp dụng đồng thời, áp lực đó càng lớn hơn. Không phải vì thuế tăng cao, mà vì cách quản lý thay đổi hoàn toàn. Cơ quan thuế không còn nhìn bằng cảm tính hay khoán ước lượng, mà nhìn bằng dữ liệu, hóa đơn, dòng tiền, bảo hiểm xã hội và hồ sơ pháp lý.
Rất nhiều chủ trường mầm non là giáo viên đi lên, xuất phát từ tâm huyết với trẻ nhỏ. Khi bắt đầu mở trường, điều họ quan tâm nhất là chương trình học, bữa ăn, đội ngũ giáo viên, sự an tâm của phụ huynh. Nhưng đến một thời điểm, họ buộc phải đối diện với câu hỏi: trường mình đang làm thuế đúng chưa, đã đủ hồ sơ chưa, nếu bị kiểm tra thì có giải trình được không.
Bài viết này được viết ra không phải để làm người đọc lo sợ, mà để giúp các chủ nhà trẻ, mẫu giáo hiểu đúng bản chất quy định thuế mới năm 2026, từ đó chủ động làm đúng và yên tâm vận hành trường lâu dài.
Điều Kiện Pháp Lý Là Nền Tảng Đầu Tiên Của Mọi Nghĩa Vụ Thuế
Trước khi nói đến thuế GTGT hay thuế TNCN, điều quan trọng nhất với trường mầm non là tính hợp pháp của hoạt động giáo dục.
Nhà trẻ, trường mầm non bắt buộc phải có giấy phép hoạt động do cơ quan quản lý giáo dục cấp. Giấy phép này không chỉ là điều kiện để tuyển sinh, mà còn là căn cứ để xác định tính chất hoạt động không chịu thuế GTGT.
Rất nhiều cơ sở dạy trẻ nhỏ hoạt động dưới hình thức nhóm trẻ tự phát, lớp giữ trẻ gia đình. Từ năm 2026, các mô hình này bị kiểm soát chặt hơn. Nếu có thu tiền thường xuyên mà không có giấy phép, rủi ro không chỉ nằm ở thuế mà còn ở xử phạt hành chính và đình chỉ hoạt động.
Sau khi có giấy phép, trường mầm non phải đăng ký hình thức kinh doanh phù hợp, có thể là hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp. Việc lựa chọn mô hình này ảnh hưởng trực tiếp đến cách quản lý thuế, hóa đơn và nhân sự về sau.
Hộ Kinh Doanh Hay Doanh Nghiệp – Nỗi Băn Khoăn Của Nhiều Chủ Trường
Phần lớn các trường mầm non tư thục quy mô nhỏ lựa chọn đăng ký hộ kinh doanh vì thủ tục đơn giản, chi phí quản lý thấp. Điều này hoàn toàn phù hợp nếu số lượng học sinh không quá lớn, bộ máy gọn nhẹ.
Với những trường có nhiều cơ sở, số lượng giáo viên đông, doanh thu lớn, việc thành lập doanh nghiệp sẽ giúp quản lý bài bản hơn, đặc biệt là trong vấn đề tiền lương, bảo hiểm xã hội và chi phí.
Dù là hộ kinh doanh hay doanh nghiệp, khi đã phát sinh hoạt động thu tiền học phí, tiền bán trú, tiền dịch vụ từ phụ huynh thì đều phải kê khai và quản lý thuế theo quy định.
Hoạt Động Dạy Học Mầm Non Có Chịu Thuế GTGT Không
Một trong những điểm quan trọng nhất mà chủ trường mầm non cần nắm rõ là: hoạt động dạy học mầm non có giấy phép hợp pháp thuộc nhóm không chịu thuế giá trị gia tăng.
Điều này có nghĩa là tiền học phí thu từ phụ huynh cho hoạt động dạy học chính khóa không phải tính và nộp thuế GTGT. Thuế GTGT trong trường hợp này bằng không.
Tuy nhiên, không chịu thuế GTGT không đồng nghĩa với việc không cần kê khai. Trường vẫn phải ghi nhận doanh thu, xuất hóa đơn và lưu trữ hồ sơ đầy đủ để chứng minh tính chất hoạt động giáo dục.
Hóa Đơn – Vấn Đề Khiến Nhiều Chủ Trường Lo Lắng
Từ năm 2026, các trường mầm non tư thục bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Hình thức phổ biến là hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế.
Mỗi lần thu tiền học phí hoặc tiền bán trú của học sinh, trường phải lập hóa đơn cho từng học sinh, từng lần thu. Điều này khiến nhiều chủ trường cảm thấy áp lực vì khối lượng công việc tăng lên.
Nhưng nhìn ở góc độ khác, hóa đơn chính là công cụ bảo vệ trường. Khi doanh thu được ghi nhận minh bạch, trường sẽ tránh được rủi ro bị ấn định doanh thu hoặc bị nghi ngờ thu ngoài sổ sách.
Hoạt Động Bán Trú – Phần Nhạy Cảm Nhất Về Thu – Chi
Hoạt động bán trú là phần dễ phát sinh sai sót nhất trong quản lý thuế và tài chính của trường mầm non.
Nguyên tắc bắt buộc là: thu tiền ăn bao nhiêu thì phải chi cho tiền ăn bấy nhiêu. Không được chi ít hơn số tiền đã thu từ phụ huynh.
Từ năm 2026, cơ quan thuế có thể phối hợp với cơ quan giáo dục và y tế để kiểm tra nội dung này. Do đó, trường mầm non cần xây dựng bảng thực phẩm, bảng định lượng, bảng dinh dưỡng hàng tháng phù hợp với quy định chuyên môn.
Những bảng này không chỉ phục vụ kiểm tra giáo dục, mà còn là căn cứ quan trọng để giải trình khi cơ quan thuế xem xét dòng tiền bán trú.
Tiền Thu Bán Trú Có Phải Chịu Thuế Không
Tiền bán trú, tiền ăn của học sinh về bản chất không phải là hoạt động kinh doanh sinh lời, mà là khoản thu hộ để chi lại cho bữa ăn và chăm sóc trẻ.
Do đó, khoản thu này không chịu thuế GTGT. Tuy nhiên, trường vẫn phải quản lý chặt chẽ thu – chi, có chứng từ, hóa đơn đầu vào phù hợp để chứng minh không phát sinh lợi nhuận từ bán trú.
Nhân Sự, Tiền Lương Và Bảo Hiểm Xã Hội – Áp Lực Thầm Lặng Của Trường Mầm Non Từ 2026
Nếu học phí và bán trú là phần phụ huynh nhìn thấy, thì nhân sự và tiền lương là phần áp lực lớn nhất mà chủ trường mầm non phải gánh từ năm 2026. Nhiều chủ trường chia sẻ rằng họ không tiếc tiền trả lương cho giáo viên, nhưng họ lo vì không biết làm thế nào cho đúng luật khi chính sách thay đổi quá nhanh.
Từ năm 2026, dữ liệu về tiền lương, bảo hiểm xã hội và thuế được kết nối chặt chẽ hơn. Điều này đồng nghĩa với việc trường mầm non không còn có thể quản lý nhân sự theo cách “linh hoạt” như trước.
Giáo Viên Và Nhân Viên Trường Mầm Non Phải Đáp Ứng Điều Kiện Gì
Giáo viên mầm non phải có bằng cấp, chứng chỉ phù hợp với nghề dạy học theo quy định của ngành giáo dục. Đây không chỉ là yêu cầu chuyên môn mà còn là căn cứ pháp lý khi cơ quan chức năng kiểm tra.
Đối với giáo viên và nhân viên làm việc thường xuyên, có phân công công việc, có thời gian làm việc cố định và nhận lương hàng tháng, trường mầm non phải ký hợp đồng lao động theo đúng quy định.
Từ năm 2026, việc “trả lương miệng” hoặc không có hợp đồng rõ ràng tiềm ẩn rủi ro rất lớn, đặc biệt khi xảy ra tranh chấp hoặc thanh tra.
Tiền Lương Từ 5 Triệu Đồng Trở Lên Phải Chuyển Khoản
Một điểm mới khiến nhiều chủ trường lo lắng là quy định các khoản chi tiền lương từ 5 triệu đồng trở lên phải thực hiện qua ngân hàng.
Việc trả lương cần thực hiện từ tài khoản của hộ kinh doanh hoặc công ty sang tài khoản cá nhân của giáo viên, nhân viên. Điều này giúp minh bạch hóa chi phí, nhưng cũng buộc trường phải tổ chức lại hệ thống tài khoản và bảng lương.
Ví dụ, một trường mầm non có 10 giáo viên, mỗi người nhận lương 7 triệu đồng mỗi tháng. Toàn bộ số tiền lương này phải được chuyển khoản, kèm theo bảng lương và hợp đồng lao động để làm căn cứ giải trình.
Bảo Hiểm Xã Hội – Nghĩa Vụ Không Thể Né Tránh
Đối với giáo viên và nhân viên làm việc thường xuyên, trường mầm non có trách nhiệm tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo quy định.
Từ năm 2026, cơ quan bảo hiểm xã hội và cơ quan thuế tăng cường đối chiếu dữ liệu. Nếu phát hiện có lao động thực tế nhưng không đóng bảo hiểm, trường có thể bị truy thu nhiều năm kèm tiền phạt.
Nhiều chủ trường chia sẻ rằng chi phí bảo hiểm ban đầu làm tăng gánh nặng tài chính, nhưng so với rủi ro bị truy thu thì việc đóng đúng ngay từ đầu vẫn là lựa chọn an toàn hơn.
Chi Phí Đầu Vào – Phần Không Thể Thiếu Khi Làm Thuế
Để quản lý thuế minh bạch và tránh bị ấn định, trường mầm non cần chuẩn bị đầy đủ hóa đơn, chứng từ cho các chi phí đầu vào.
Các chi phí thường phát sinh gồm chi phí thuê địa điểm, mua sắm đồ dùng dạy học, trang thiết bị lớp học, đồ chơi, giường chiếu, bàn ghế, chi phí mua thực phẩm, sữa, đồ ăn cho bán trú.
Ngoài ra còn có chi phí tổ chức sự kiện như khai giảng, trung thu, lễ tết, ngày hội cho trẻ. Những khoản chi này nếu có hóa đơn hợp lệ đều giúp trường chứng minh quy mô hoạt động thực tế.
Ví Dụ Thực Tế Về Quản Lý Thu – Chi Của Một Trường Mầm Non
Giả sử một trường mầm non tư thục có 80 học sinh, học phí trung bình 3 triệu đồng mỗi tháng. Tổng học phí thu được là 240 triệu đồng.
Tiền bán trú thu thêm 1,2 triệu đồng mỗi học sinh, tổng cộng 96 triệu đồng.
Trong tháng đó, trường chi 96 triệu đồng cho thực phẩm, sữa và chi phí bếp ăn, đúng bằng số tiền đã thu bán trú. Khoản này không phát sinh lợi nhuận.
Học phí 240 triệu đồng không chịu thuế GTGT nhưng vẫn phải kê khai và xuất hóa đơn đầy đủ.
Nếu các khoản chi phí lương, thuê mặt bằng, điện nước đều có hóa đơn và chuyển khoản đúng quy định, trường hoàn toàn có thể giải trình minh bạch khi bị kiểm tra.
Ưu Đãi Thuế Khi Đáp Ứng Điều Kiện Xã Hội Hóa Giáo Dục
Trường mầm non nếu đáp ứng các tiêu chí xã hội hóa giáo dục có thể làm hồ sơ gửi cơ quan chức năng như sở giáo dục, ủy ban nhân dân để được kiểm tra và ra quyết định công nhận.
Khi được công nhận là cơ sở xã hội hóa, trường có thể được hưởng các ưu đãi về thuế và chính sách hỗ trợ theo quy định.
Tuy nhiên, việc này đòi hỏi hồ sơ pháp lý, cơ sở vật chất và hoạt động phải thực sự đáp ứng tiêu chí, không chỉ là hình thức.
Từ năm 2026, trường mầm non, nhà trẻ tư thục bắt buộc phải có giấy phép hoạt động, đăng ký hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp và sử dụng hóa đơn điện tử. Hoạt động dạy học mầm non không chịu thuế GTGT, nhưng phải kê khai và xuất hóa đơn. Hoạt động bán trú phải thu – chi đúng đủ, có bảng dinh dưỡng và hóa đơn thực phẩm. Giáo viên làm việc thường xuyên phải có hợp đồng lao động, trả lương qua ngân hàng từ 5 triệu đồng trở lên và tham gia bảo hiểm xã hội. Chi phí đầu vào cần có hóa đơn hợp lệ để giải trình. Làm đúng ngay từ đầu giúp trường tránh rủi ro truy thu và xử phạt về sau.
FAQ – Hỏi Đáp Cho Phụ Huynh Và Chủ Trường Mầm Non
Tiền học phí có phải chịu thuế GTGT không
Không. Hoạt động dạy học mầm non có giấy phép không chịu thuế GTGT.
Trường mầm non có bắt buộc xuất hóa đơn không
Có. Mỗi lần thu tiền học phí và tiền bán trú đều phải lập hóa đơn điện tử.
Tiền bán trú có bị tính thuế không
Không, nhưng phải quản lý thu – chi đúng đủ và có chứng từ thực phẩm.
Giáo viên có bắt buộc đóng BHXH không
Có, nếu làm việc thường xuyên và có hợp đồng lao động.
Checklist 1 Trang Hồ Sơ Thuế Cho Trường Mầm Non Năm 2026
– Giấy phép hoạt động trường mầm non
– Giấy đăng ký hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp
– Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn máy tính tiền
– Hồ sơ thu tiền học phí và tiền bán trú theo từng học sinh
– Bảng thực phẩm, bảng định lượng, bảng dinh dưỡng hàng tháng
– Hợp đồng lao động và hồ sơ BHXH giáo viên
– Hóa đơn chi phí thuê mặt bằng, mua sắm, thực phẩm, sự kiện
– Sao kê ngân hàng các khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên