Có áp dụng quy định thanh toán không dùng tiền mặt từ 5 triệu đồng đối với hộ kinh doanh tính thuế trực tiếp trên doanh thu không?

Đây là câu hỏi đang xuất hiện rất nhiều trong các group Facebook về kế toán, thuế, hộ kinh doanh và cả trong quá trình tư vấn thực tế. Không ít hộ kinh doanh đọc quy định mới về chi phí trên 5 triệu phải thanh toán không dùng tiền mặt rồi lo lắng, thậm chí hoang mang vì nghĩ rằng từ nay cứ trả tiền mặt là sai, là bị loại chi phí, bị truy thu thuế.

Vấn đề nằm ở chỗ: rất nhiều người đang áp dụng sai đối tượng. Bài viết này sẽ phân tích kỹ, chậm rãi, đúng luật và đúng bản chất để hộ kinh doanh và cả doanh nghiệp hiểu rõ, tránh hiểu nhầm dẫn tới làm sai hoặc sợ sai không cần thiết.

Bản chất của quy định thanh toán không dùng tiền mặt từ 5 triệu đồng

Quy định thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên không phải là quy định mới hoàn toàn. Trên thực tế, quy định này đã tồn tại nhiều năm trong hệ thống pháp luật thuế, nhưng trong các văn bản mới, nội dung được viết chặt chẽ hơn, rõ ràng hơn và khó lách hơn.

Điều quan trọng đầu tiên cần hiểu là: quy định này nằm trong nhóm quy định về điều kiện để chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Nghĩa là, nó chỉ phát sinh ý nghĩa khi người nộp thuế có xác định chi phí.

Nếu không có khái niệm “chi phí được trừ”, thì quy định này không có đất để áp dụng.

Hộ kinh doanh tính thuế trực tiếp trên doanh thu là gì?

Hộ kinh doanh tính thuế trực tiếp trên doanh thu (hay còn gọi là hộ khoán, hộ nộp thuế theo tỷ lệ %) là hình thức mà cơ quan thuế không yêu cầu xác định chi phí.

Cách tính thuế của nhóm này rất đơn giản về mặt công thức:

Thuế GTGT phải nộp = Doanh thu x Tỷ lệ %

Thuế TNCN phải nộp = Doanh thu x Tỷ lệ %

Ở đây cần để ý kỹ một điểm: công thức không hề xuất hiện yếu tố chi phí. Hộ kinh doanh có thể lãi nhiều hay lãi ít, thậm chí lỗ, thì số thuế vẫn được tính dựa trên doanh thu.

Chính vì vậy, pháp luật thuế không đặt ra yêu cầu hộ khoán phải chứng minh chi phí, cũng không quan tâm hộ chi bao nhiêu, chi bằng cách nào, trả tiền mặt hay chuyển khoản.

Vì sao quy định 5 triệu không áp dụng cho hộ tính thuế trực tiếp trên doanh thu?

Lý do cốt lõi nằm ở logic pháp lý chứ không phải do “ưu ái” hay “nới lỏng” cho hộ kinh doanh.

Quy định thanh toán không dùng tiền mặt từ 5 triệu đồng trở lên là điều kiện để chi phí được trừ. Trong khi đó:

• Hộ kinh doanh tính thuế trực tiếp trên doanh thu không xác định chi phí
• Không có khái niệm chi phí được trừ hay không được trừ
• Không phát sinh bước quyết toán chi phí

Do vậy, việc áp dụng hay không áp dụng quy định 5 triệu là điều hiển nhiên về mặt luật: không có chi phí thì không có điều kiện chi phí.

Nói một cách đời thường hơn: không thi môn này thì không bị chấm điểm môn đó.

Những hiểu nhầm rất phổ biến hiện nay

Trong quá trình tư vấn, có một số hiểu nhầm lặp đi lặp lại rất nhiều, kể cả từ người kinh doanh lâu năm.

Hiểu nhầm rằng cứ chi trên 5 triệu là bắt buộc chuyển khoản

Đây là lỗi hiểu sai phổ biến nhất. Nhiều hộ kinh doanh đọc lướt quy định rồi kết luận rằng: từ nay cứ mua hàng trên 5 triệu mà trả tiền mặt là sai luật.

Thực tế không phải vậy. Luật không cấm thanh toán tiền mặt. Luật chỉ nói rằng: nếu muốn đưa khoản chi đó vào chi phí được trừ thì phải thanh toán không dùng tiền mặt.

Với hộ khoán, vì không có chi phí được trừ, nên câu chuyện này không tồn tại.

Hiểu nhầm rằng cơ quan thuế sẽ truy dòng tiền chi phí của hộ khoán

Hiện tại, với hộ tính thuế trực tiếp trên doanh thu, cơ quan thuế quan tâm chủ yếu đến doanh thu, không phải chi phí.

Các nguồn dữ liệu mà cơ quan thuế tập trung là:

• Doanh thu bán hàng thực tế
• Dữ liệu từ ngân hàng
• Dữ liệu từ sàn thương mại điện tử
• Hóa đơn điện tử đầu ra

Chi phí đầu vào của hộ khoán không phải trọng tâm quản lý thuế ở thời điểm hiện tại.

Trường hợp nào hộ kinh doanh sẽ bị áp dụng quy định 5 triệu?

Dù hiện tại không áp dụng, nhưng không có nghĩa là hộ kinh doanh có thể bỏ qua hoàn toàn quy định này.

Quy định thanh toán không dùng tiền mặt từ 5 triệu sẽ bắt đầu có hiệu lực thực tế với hộ kinh doanh trong các trường hợp sau.

Khi hộ kinh doanh chuyển sang phương pháp kê khai

Khi hộ kinh doanh lựa chọn hoặc bị yêu cầu chuyển sang tính thuế theo doanh thu trừ chi phí, thì ngay lập tức:

• Chi phí bắt đầu có ý nghĩa thuế
• Chi phí được trừ hay không được trừ ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế phải nộp
• Quy định 5 triệu thanh toán không dùng tiền mặt được áp dụng đầy đủ

Lúc này, hộ kinh doanh sẽ bị quản lý gần giống như một doanh nghiệp nhỏ.

Khi bỏ thuế khoán theo lộ trình mới

Theo các định hướng cải cách thuế, từ giai đoạn 2025–2026, hình thức thuế khoán sẽ dần bị thu hẹp, tiến tới bỏ hoàn toàn với nhiều nhóm hộ kinh doanh.

Khi đó, rất nhiều hộ hiện đang tính thuế trực tiếp trên doanh thu sẽ phải:

• Kê khai doanh thu thực tế
• Xác định chi phí
• Lưu chứng từ kế toán

Và khi chi phí xuất hiện, quy định 5 triệu sẽ không còn là “chuyện của doanh nghiệp” nữa.

Vì sao nên hiểu đúng ngay từ bây giờ?

Nhiều hộ kinh doanh cho rằng: chưa áp dụng thì chưa cần quan tâm. Tuy nhiên, đây là suy nghĩ khá rủi ro.

Việc hiểu đúng từ sớm giúp hộ kinh doanh:

• Không hoang mang, không làm sai vì sợ sai
• Chuẩn bị dần thói quen thanh toán qua ngân hàng
• Dễ thích nghi khi chính sách thay đổi

Rất nhiều hộ khi bị yêu cầu chuyển sang kê khai mới tá hỏa vì trước đó toàn bộ chi phí đều trả tiền mặt, không thể hợp thức hóa lại.

Một góc nhìn thực tế từ tư vấn thuế hộ kinh doanh

Trong quá trình hỗ trợ thực tế, có những trường hợp hộ kinh doanh đã nộp thuế khoán nhiều năm, đến khi doanh thu tăng mạnh thì bị yêu cầu chuyển sang kê khai.

Kết quả là:

• Chi phí không được chấp nhận
• Số thuế phải nộp tăng vọt
• Phát sinh truy thu và phạt

Nguyên nhân không phải vì hộ cố tình trốn thuế, mà vì không hiểu bản chất quy định từ sớm.

Hỏi đáp nhanh về quy định 5 triệu và hộ kinh doanh

Hỏi: Hộ khoán mua hàng 20 triệu trả tiền mặt có sao không?

Đáp: Không sao về mặt chi phí thuế, vì hộ khoán không xác định chi phí được trừ.

Hỏi: Sau này chuyển sang kê khai thì khoản chi tiền mặt trước đây có bị loại không?

Đáp: Có khả năng bị loại nếu không đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt.

Hỏi: Có nên chuyển khoản ngay từ bây giờ không?

Đáp: Nên, nếu hộ có doanh thu lớn hoặc dự kiến chuyển phương pháp tính thuế.

Hỏi: Hộ kinh doanh online có bị áp dụng sớm hơn không?

Đáp: Có khả năng bị quản lý chặt hơn do dữ liệu doanh thu minh bạch.

Bài thơ dễ nhớ về luật thuế 5 triệu

Năm triệu một lần chi ra
Muốn trừ chi phí nhớ là chuyển ngay
Khoán thì chưa phải lo tay
Doanh thu tính thuế, chi này bỏ qua
Mai sau kê khai kỹ càng
Tiền mặt coi chừng, chi phí chẳng còn
Hiểu luật sớm để nhẹ bon
Kinh doanh vững bước, chẳng còn lo sai

Nếu bạn là hộ kinh doanh và còn phân vân về phương pháp tính thuế, chi phí, doanh thu hoặc lộ trình chuyển đổi, việc trao đổi với đơn vị tư vấn thuế hộ kinh doanh 247 sẽ giúp tránh rất nhiều rủi ro không đáng có.