Hộ kinh doanh cần chuẩn bị gì khi chuyển sang kê khai thuế từ năm 2026?
Từ ngày 1/1/2026, cơ chế thuế khoán sẽ chính thức bị bãi bỏ theo định hướng cải cách quản lý thuế. Hơn 5 triệu hộ và cá nhân kinh doanh trên cả nước sẽ chuyển sang cơ chế tự kê khai, tự nộp thuế, tương tự mô hình quản lý của doanh nghiệp.
Thay đổi này tác động trực tiếp tới quán ăn, cửa hàng bán lẻ, spa, tiệm tóc, kinh doanh online và hầu hết các mô hình hộ kinh doanh nhỏ lẻ hiện nay. Nếu không chuẩn bị từ sớm, nhiều hộ có nguy cơ bị ấn định doanh thu, truy thu thuế hoặc xử phạt do kê khai sai.
Ngược lại, những hộ nắm đúng quy định và chuẩn bị đầy đủ sẽ chủ động hơn, minh bạch hơn và giảm đáng kể rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.
Xác định đúng quy mô hộ kinh doanh ngay từ đầu
Bước quan trọng đầu tiên là rà soát doanh thu thực tế năm 2025 và ước tính doanh thu năm 2026. Đây là căn cứ để cơ quan thuế phân nhóm quản lý và áp dụng phương pháp tính thuế phù hợp.
Theo định hướng quản lý mới, hộ kinh doanh được chia thành các nhóm theo doanh thu năm như sau:
| Nhóm hộ | Doanh thu năm | Cách quản lý thuế |
|---|---|---|
| Nhóm doanh thu thấp | Dưới 500 triệu đồng | Không chịu VAT, không TNCN, vẫn phải kê khai doanh thu |
| Nhóm trung bình | Từ 500 triệu đến dưới 3 tỷ đồng | Được lựa chọn tính thuế theo doanh thu hoặc theo lợi nhuận |
| Nhóm lớn | Từ 3 tỷ đến dưới 50 tỷ đồng | Bắt buộc tính thuế trên lợi nhuận |
| Nhóm rất lớn | Trên 50 tỷ đồng | Quản lý tương tự doanh nghiệp |
Ví dụ, một quán cà phê doanh thu khoảng 120 đến 130 triệu đồng mỗi tháng, tương đương hơn 1,4 tỷ đồng mỗi năm, sẽ thuộc nhóm doanh thu trung bình. Trong khi đó, một chuỗi spa nhỏ có nhiều cơ sở với doanh thu trên 3 tỷ đồng mỗi năm sẽ thuộc nhóm lớn và chịu yêu cầu quản lý chặt hơn.
Kiểm kê hàng tồn kho khi chuyển sang kê khai
Đối với hộ kinh doanh có doanh thu từ 3 tỷ đồng trở lên, hàng tồn kho là yếu tố đặc biệt quan trọng vì ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí được trừ khi xác định lợi nhuận chịu thuế.
Ví dụ, một cửa hàng tạp hóa có lượng hàng tồn lớn như nước giải khát, bánh kẹo, hàng tiêu dùng nhanh. Nếu không kiểm kê rõ ràng tại thời điểm chuyển đổi, cơ quan thuế có thể yêu cầu giải trình nguồn gốc hàng hóa.
Theo hướng dẫn hiện hành, hàng tồn kho không có hóa đơn đầu vào vẫn được phép bán ra và xuất hóa đơn khi chuyển sang kê khai. Tuy nhiên, hộ kinh doanh vẫn phải kê khai đầy đủ doanh thu và nộp các loại thuế phát sinh theo quy định.
Đăng ký và làm quen với hóa đơn điện tử
Hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng mỗi năm trở lên bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Với các hộ chưa đến ngưỡng bắt buộc, cơ quan chuyên môn vẫn khuyến nghị nên đăng ký sớm để làm quen.
Ví dụ, một cửa hàng bán hàng online trên mạng xã hội hoặc sàn thương mại điện tử có doanh thu năm 2025 tiệm cận 1 tỷ đồng. Nếu chờ đến năm 2026 mới bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử, rất dễ gặp sai sót trong giai đoạn đầu áp dụng.
Việc triển khai sớm từ năm 2025 giúp hộ kinh doanh chủ động hơn khi quy định chính thức có hiệu lực.
Chuẩn bị sổ sách kế toán ngay từ đầu năm 2026
Khi chuyển sang kê khai, sổ sách kế toán không còn là lựa chọn mà là yêu cầu bắt buộc đối với các hộ có doanh thu từ 500 triệu đồng trở lên.
Ví dụ, một quán ăn cần theo dõi đầy đủ:
- Doanh thu bán hàng theo ngày
- Chi phí nguyên liệu, nhân công
- Chi phí thuê mặt bằng, điện nước, marketing
Nếu không ghi chép ngay từ đầu kỳ, đến cuối năm hộ kinh doanh rất khó chứng minh chi phí hợp lý, dẫn đến lợi nhuận bị xác định cao và số thuế phải nộp tăng lên.
Cập nhật thông tin đăng ký kinh doanh và thuế
Nhiều hộ kinh doanh hiện nay vẫn hoạt động với thông tin đăng ký không còn phù hợp thực tế hoặc chưa đăng ký đầy đủ. Đây là rủi ro lớn khi bước sang giai đoạn quản lý thuế mới.
Ví dụ, giáo viên dạy thêm nếu không đăng ký hộ kinh doanh sẽ bị coi là có thu nhập từ tiền lương, tiền công và áp dụng thuế lũy tiến, có thể lên tới 35 phần trăm. Trong khi đó, nếu đăng ký hộ kinh doanh, họ được áp dụng cơ chế thuế riêng với mức thấp hơn.
Vì vậy, việc rà soát và cập nhật thông tin đăng ký là bước cần thực hiện trước năm 2026.
Tách bạch tài khoản ngân hàng kinh doanh và cá nhân
Từ năm 2026, hộ kinh doanh cần đăng ký tài khoản ngân hàng riêng cho hoạt động kinh doanh và khai báo với cơ quan thuế.
Ví dụ, một cửa hàng quần áo online sử dụng chung tài khoản cá nhân để nhận tiền bán hàng và chi tiêu gia đình rất dễ bị cơ quan thuế xác định toàn bộ dòng tiền vào là doanh thu chịu thuế.
Tách riêng tài khoản giúp hộ kinh doanh:
- Chứng minh rõ doanh thu thực tế
- Hạn chế rủi ro bị ấn định thuế
- Tránh bị coi là thu nhập chưa kê khai
Kê khai thuế đúng thời hạn ngay từ quý đầu năm 2026
Đối với hộ kinh doanh có doanh thu dưới 50 tỷ đồng, kỳ kê khai thuế đầu tiên sẽ là quý I năm 2026, với hạn nộp tờ khai chậm nhất là ngày 30 tháng 4 năm 2026.
Mặc dù kê khai theo quý, toàn bộ hóa đơn, sổ sách và chứng từ phải được chuẩn bị và ghi nhận ngay từ ngày 1 tháng 1 năm 2026.
Vì sao hộ kinh doanh nên chuẩn bị sớm cho giai đoạn mới?
Việc chuyển từ thuế khoán sang kê khai là thay đổi mang tính hệ thống, không thể xử lý trong thời gian ngắn. Những hộ chuẩn bị sớm sẽ chủ động kiểm soát doanh thu, chi phí và hạn chế tối đa rủi ro khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.
Chuẩn bị sớm không chỉ để tuân thủ pháp luật mà còn giúp hộ kinh doanh hiểu rõ hiệu quả hoạt động của chính mình, từ đó kinh doanh bền vững hơn.
Câu hỏi thường gặp về thuế hộ kinh doanh từ năm 2026
Từ năm 2026 hộ kinh doanh có còn áp dụng thuế khoán không?
Không. Kể từ ngày 1 tháng 1 năm 2026, thuế khoán sẽ bị bãi bỏ và hộ kinh doanh phải chuyển sang cơ chế tự kê khai, tự nộp thuế.
Hộ kinh doanh doanh thu dưới 500 triệu đồng có phải nộp thuế không?
Không phải nộp thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân, nhưng vẫn phải thực hiện kê khai doanh thu theo quy định.
Hộ kinh doanh doanh thu trên 500 triệu đồng cần chuẩn bị những gì?
Cần chuẩn bị sổ sách kế toán, hóa đơn điện tử, tài khoản ngân hàng riêng và theo dõi đầy đủ doanh thu, chi phí ngay từ đầu năm 2026.
Hộ kinh doanh có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử không?
Hộ có doanh thu từ 1 tỷ đồng trở lên bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Các hộ khác được khuyến nghị triển khai sớm để làm quen.
Nếu không tách tài khoản ngân hàng kinh doanh thì có rủi ro gì?
Cơ quan thuế có thể ấn định doanh thu hoặc tính thuế trên toàn bộ dòng tiền vào tài khoản, kể cả các khoản không liên quan đến kinh doanh.
Thời điểm kê khai thuế đầu tiên của hộ kinh doanh là khi nào?
Với hộ kinh doanh có doanh thu dưới 50 tỷ đồng, kỳ kê khai đầu tiên là quý I năm 2026, hạn nộp tờ khai trước ngày 30 tháng 4 năm 2026.