Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho cuối năm 2025 cho hộ kinh doanh
Cuối năm 2025 đang là thời điểm khiến rất nhiều hộ kinh doanh nhỏ lẻ bắt đầu lo lắng. Đặc biệt là các hộ kinh doanh tạp hóa, văn phòng phẩm, điện nước, sửa chữa xe máy, phụ tùng, vật tư lặt vặt. Nghe đâu sang năm 2026 bỏ khoán, chuyển sang kê khai, phải kiểm kê hàng tồn, phải làm sổ sách, nhiều người thật sự hoang mang.
Bài viết này không nói lý thuyết cao siêu.
Mục tiêu là giúp hộ kinh doanh hiểu đúng một việc rất quan trọng
kiểm kê hàng tồn kho cuối năm 2025 phải làm như thế nào để an toàn khi bước sang 2026.
Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho cuối năm 2025 là mẫu nào
Tính đến hết ngày 31 tháng 12 năm 2025, văn bản kế toán vẫn đang áp dụng là
Thông tư 200 năm 2014 của Bộ Tài chính.
Theo phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này, mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho sử dụng là:
Mẫu số 05-VT – Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa
Đây là mẫu chuẩn.
Cơ quan thuế đang sử dụng chính mẫu này để yêu cầu hộ kinh doanh lập kiểm kê cuối năm 2025.
Hộ kinh doanh không cần tìm mẫu riêng, không cần sáng tạo mẫu mới.
Chỉ cần dùng đúng mẫu 05-VT là đủ an toàn pháp lý.
Hộ kinh doanh nào bắt buộc nên lập biên bản kiểm kê
Thực tế hiện nay, cơ quan thuế không yêu cầu 100 phần trăm hộ kinh doanh phải nộp biên bản kiểm kê.
Nhưng với các nhóm ngành sau thì nên làm và rất nên làm.
– Hộ kinh doanh tạp hóa
– Hộ kinh doanh văn phòng phẩm
– Hộ kinh doanh điện nước, thiết bị dân dụng
– Hộ sửa chữa xe máy, bán phụ tùng, nhớt, săm lốp
– Hộ kinh doanh có nhiều hàng lặt vặt, mua ngoài chợ, mua của người dân
Vì sao nên làm.
Vì từ năm 2026, khi chuyển sang kê khai, mọi hàng hóa bán ra đều có nguy cơ bị hỏi nguồn gốc.
Biên bản kiểm kê chính là tấm lá chắn duy nhất cho số hàng đã tồn từ trước.
Kiểm kê hàng tồn kho để làm gì, có phải để tính thuế không
Đây là chỗ rất nhiều hộ kinh doanh hiểu nhầm.
Kiểm kê hàng tồn kho KHÔNG phải để thu thêm thuế.
Hàng tồn kho cuối năm 2025 là hàng đã tồn tại trong thời kỳ nộp thuế khoán.
Thuế khoán đã bao gồm nghĩa vụ thuế cho số hàng đó.
Khi bước sang 1 tháng 1 năm 2026, nếu bạn bán tiếp số hàng tồn này thì:
– Không bị truy thu lại thuế khoán
– Không bị coi là doanh thu mới của năm 2025
– Không bị phạt nếu có biên bản kiểm kê rõ ràng
Biên bản kiểm kê chỉ dùng để:
– Chứng minh số lượng hàng tồn thực tế
– Giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra
– Làm căn cứ theo dõi hàng bán ra từ 2026
Hộ kinh doanh tạp hóa cần kiểm kê như thế nào cho đúng
Với tạp hóa, đặc thù là rất nhiều mặt hàng nhỏ, giá trị thấp, xoay vòng nhanh.
Không ai yêu cầu bạn phải chính xác từng viên kẹo, từng gói mì.
Cách làm thực tế và an toàn nhất:
– Phân loại theo nhóm hàng
– Ước tính số lượng tồn hợp lý
– Ghi giá nhập bình quân
Ví dụ:
– Mì gói các loại
– Nước ngọt, bia, sữa
– Bánh kẹo
– Gia vị, đồ khô
Không cần liệt kê từng nhãn nếu quá nhiều.
Thuế quan tâm tính hợp lý, không soi tiểu tiết kiểu làm khó dân.
Hộ kinh doanh văn phòng phẩm nên làm thế nào
Văn phòng phẩm cũng tương tự tạp hóa.
Bút, giấy, sổ, đồ dùng học tập thường mua trôi nổi, không hóa đơn đầy đủ.
Khi kiểm kê:
– Ghi theo nhóm mặt hàng
– Không cần chi tiết từng cây bút
– Giá trị tồn kho chỉ cần phản ánh tương đối sát thực tế
Quan trọng là có chữ ký xác nhận của chủ hộ và người kiểm kê.
Hộ kinh doanh điện nước, sửa chữa phụ tùng xe máy
Đây là nhóm dễ bị rủi ro nhất nếu không kiểm kê.
Vì:
– Phụ tùng mua từ nhiều nguồn
– Có hàng tồn lâu năm
– Có hàng đã qua sử dụng một phần
Khi kiểm kê:
– Ghi rõ tình trạng hàng còn mới hay đã sử dụng
– Ghi giá trị phù hợp, không cần giá bán
– Không khai khống quá cao
Thuế sẽ nhìn vào logic kinh doanh chứ không ép hộ kinh doanh theo chuẩn kế toán doanh nghiệp.
Có cần kiểm kê mỗi ngày không
Không.
Kiểm kê chỉ là việc chốt số tại một thời điểm.
Thông thường là tại thời điểm 31 tháng 12 năm 2025.
Sau khi kiểm kê xong:
– Ngày hôm sau bán hàng bình thường
– Không cần kiểm kê lại
– Chỉ theo dõi bán ra
Đây là chỗ rất nhiều hộ hỏi sai và tự làm mình mệt.
Viết tay hay làm Excel có được không
Được.
Pháp luật không cấm viết tay.
Không bắt buộc phải dùng phần mềm.
Miễn là:
– Đúng mẫu 05-VT
– Có ngày tháng
– Có chữ ký
Excel thì dễ lưu trữ hơn, dễ giải trình hơn, nhưng không bắt buộc.
Sang năm 2026 có thay đổi gì không
Từ ngày 1 tháng 1 năm 2026, Thông tư 200 sẽ được thay thế bằng
Thông tư 99 năm 2025.
Nhưng nguyên tắc về hàng tồn kho:
– Không thay đổi bản chất
– Không làm khó hơn hộ kinh doanh
– Không truy thu hàng tồn cũ nếu đã kiểm kê
Vì vậy làm đúng ngay từ cuối 2025 là cách nhẹ đầu nhất.
Bài thơ dễ nhớ cho hộ kinh doanh cuối năm
Cuối năm kiểm lại gian hàng
Ghi cho đủ số, khỏi mang lo về
Hàng kho đã đóng thuế rồi
Sang năm bán tiếp chẳng ai hỏi gì
Đừng nghe tin đồn mà run
Làm đúng, ghi đủ, là yên tâm làm