Chi phí tiền lương – tiền công: Vì sao có đủ hồ sơ nhưng vẫn bị thuế loại?
Trong thực tế làm kế toán, rất nhiều doanh nghiệp tin rằng chỉ cần có bảng lương, bảng chấm công, hợp đồng lao động đầy đủ là chi phí tiền lương chắc chắn được chấp nhận. Nhưng khi cơ quan thuế vào kiểm tra, không ít trường hợp toàn bộ chi phí lương bị loại, thậm chí bị truy thu thuế và phạt, dù hồ sơ nhìn qua tưởng như rất “đẹp”.
Bài thơ dễ nhớ về chi phí tiền lương
Bảng lương đủ giấy vẫn chưa xong
Không chi thực tế, thuế loại không mong
Thưởng phạt, phụ cấp phải ghi rõ
Điều kiện, mức hưởng chớ mơ hồ
Chi đúng, ghi đúng, tiền đi thật
Kế toán yên tâm, thuế chẳng lo
Nguyên nhân không nằm ở hình thức giấy tờ, mà nằm ở bản chất chi trả và điều kiện hưởng lương, thưởng. Hai điểm dưới đây là những lỗi nghiêm trọng nhất mà doanh nghiệp thường mắc phải, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp gia đình.
Chi phí tiền lương đã hạch toán nhưng thực tế không chi trả
Rất nhiều doanh nghiệp thực hiện hạch toán tiền lương vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ với đầy đủ:
- Bảng chấm công
- Bảng lương
- Hợp đồng lao động
- Quy chế lương, thưởng
Nhìn trên hồ sơ, mọi thứ đều có vẻ hợp lý. Tuy nhiên, vấn đề nằm ở chỗ thực tế không có dòng tiền chi trả hoặc chi trả thấp hơn rất nhiều so với bảng lương đã lập.
Theo quy định thuế, tiền lương, tiền công chỉ được tính vào chi phí được trừ khi thực tế đã chi trả cho người lao động và có chứng từ thanh toán hợp pháp. Nếu cơ quan thuế chứng minh được rằng doanh nghiệp chỉ hạch toán “trên giấy”, còn thực tế không chi hoặc chi không đủ, thì toàn bộ khoản chi phí lương đó sẽ bị loại.
Điều đáng nói là, trong nhiều trường hợp, thuế không cần doanh nghiệp tự thừa nhận. Chỉ cần đối chiếu các dữ liệu sau, họ đã có thể kết luận:
- Sao kê tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp
- Sao kê tài khoản cá nhân của người lao động
- Dòng tiền rút tiền mặt
- Mức sống, thu nhập thực tế của người lao động
Nếu bảng lương thể hiện mỗi nhân viên nhận 15–20 triệu đồng/tháng nhưng thực tế không hề có khoản chuyển khoản tương ứng, hoặc chỉ chi trả vài triệu đồng tiền mặt không chứng minh được, thì thuế hoàn toàn có căn cứ để xác định đây là chứng từ ảo, tự tạo.
Khi đó, dù doanh nghiệp có đủ hồ sơ lao động, chi phí tiền lương vẫn bị loại toàn bộ, không có khái niệm “loại một phần cho hợp lý”.
Chi tiền lương nhưng chi thấp hơn bảng lương đã hạch toán
Một lỗi khác cũng rất phổ biến là doanh nghiệp lập bảng lương cao để tăng chi phí, nhưng thực tế chỉ chi trả một phần cho người lao động. Phần chênh lệch không chi trả được coi là chi phí không có thật.
Ví dụ, bảng lương thể hiện tổng lương tháng là 300 triệu đồng, nhưng thực tế doanh nghiệp chỉ chi khoảng 180–200 triệu đồng. Phần còn lại không có chứng từ thanh toán rõ ràng, không có xác nhận của người lao động.
Trong trường hợp này, thuế sẽ loại phần chi phí không chứng minh được việc chi trả. Nếu doanh nghiệp không tách bạch rõ ràng, rất dễ bị loại toàn bộ chi phí lương của kỳ đó.
Tiền lương, tiền thưởng không ghi rõ điều kiện hưởng và mức hưởng
Không chỉ dừng lại ở việc có chi trả hay không, thuế còn xem xét rất kỹ điều kiện được hưởng và mức được hưởng của các khoản tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp.
Rất nhiều doanh nghiệp mắc lỗi ở điểm này. Trong bảng lương có rất nhiều khoản như:
- Phụ cấp trách nhiệm
- Phụ cấp chuyên cần
- Hỗ trợ ăn trưa, đi lại
- Thưởng hiệu quả công việc
- Thưởng cuối năm, thưởng đột xuất
Nhưng khi thuế yêu cầu giải trình, doanh nghiệp lại không chứng minh được ai được hưởng, hưởng khi nào, mức hưởng bao nhiêu, căn cứ theo đâu.
Theo quy định, các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng chỉ được chấp nhận khi điều kiện hưởng và mức hưởng được ghi cụ thể tại ít nhất một trong các hồ sơ sau:
- Hợp đồng lao động
- Thỏa ước lao động tập thể
- Quy chế tài chính của công ty
- Quy chế lương, thưởng do Chủ tịch HĐQT, Tổng giám đốc, Giám đốc ban hành
- Văn bản cử người sang làm việc tại Việt Nam đối với lao động nước ngoài
Nếu các khoản phụ cấp, thưởng chỉ xuất hiện trên bảng lương mà không có quy định cụ thể trong các văn bản nội bộ, thì thuế có quyền loại toàn bộ khoản đó khỏi chi phí được trừ.
Vì sao điều kiện hưởng và mức hưởng lại quan trọng đến vậy?
Bản chất của quy định này nhằm ngăn chặn tình trạng doanh nghiệp tự ý “vẽ” thêm các khoản chi phí lương để giảm thuế. Khi không có điều kiện hưởng rõ ràng, doanh nghiệp hoàn toàn có thể điều chỉnh con số theo ý mình.
Do đó, thuế không quan tâm bạn gọi khoản đó là phụ cấp hay hỗ trợ gì. Điều họ quan tâm là:
- Có văn bản quy định không
- Quy định có áp dụng nhất quán không
- Mức hưởng có rõ ràng không
Nếu không trả lời được ba câu hỏi này, chi phí rất dễ bị loại.
Những rủi ro thường gặp khi bị loại chi phí lương
Khi chi phí lương bị loại, hậu quả không chỉ dừng lại ở việc tăng thu nhập chịu thuế. Doanh nghiệp còn có thể đối mặt với:
- Truy thu thuế TNDN
- Phạt kê khai sai
- Tiền chậm nộp
- Bị đánh giá rủi ro cao cho các kỳ sau
Đặc biệt với doanh nghiệp nhỏ, chi phí lương thường chiếm tỷ trọng lớn. Khi bị loại, số thuế phát sinh thêm có thể vượt quá khả năng tài chính.
Doanh nghiệp cần làm gì để tránh bị loại chi phí lương?
Để chi phí tiền lương được chấp nhận, doanh nghiệp cần chú ý đồng thời cả hai yếu tố: thực tế chi trả và hồ sơ pháp lý.
- Chi trả tiền lương đúng, đủ, có chứng từ rõ ràng
- Ưu tiên thanh toán qua ngân hàng
- Quy định rõ điều kiện hưởng và mức hưởng trong hợp đồng hoặc quy chế
- Tránh đưa các khoản phụ cấp “cho đủ chi phí” vào bảng lương
Quan trọng hơn hết là phải hiểu rằng: thuế không nhìn bảng lương như kế toán nội bộ, mà nhìn dòng tiền và tính hợp lý.
Hỏi đáp thường gặp về chi phí tiền lương
Hỏi: Có bảng lương và chấm công nhưng trả tiền mặt thì có được chấp nhận không?
Đáp: Có thể được chấp nhận nếu chứng minh được việc chi trả thực tế và phù hợp, nhưng rủi ro rất cao.
Hỏi: Phụ cấp ghi trong bảng lương nhưng không có quy chế có sao không?
Đáp: Rất dễ bị loại vì không có căn cứ xác định điều kiện và mức hưởng.
Hỏi: Thưởng cuối năm cần hồ sơ gì?
Đáp: Cần quy chế thưởng hoặc quyết định thưởng nêu rõ đối tượng và mức hưởng.