Cách đóng BHXH online cho doanh nghiệp năm 2026 chi tiết nhất
Từ năm 2026, việc đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động được thực hiện hoàn toàn theo hướng điện tử hóa và đồng bộ dữ liệu. Doanh nghiệp không chỉ cần đóng đúng, đủ mà còn phải thực hiện đúng quy trình, đúng thời hạn để tránh phát sinh truy thu, tiền chậm nộp và xử phạt hành chính.
Bài viết dưới đây hướng dẫn chi tiết từng bước cách đóng BHXH online cho doanh nghiệp năm 2026 theo đúng quy định mới nhất.
1. Doanh nghiệp có bắt buộc đóng BHXH online từ năm 2026 không?
Từ năm 2026, cơ quan bảo hiểm xã hội đẩy mạnh chuyển đổi số, khuyến khích và thực tế là yêu cầu doanh nghiệp thực hiện các giao dịch BHXH thông qua hình thức trực tuyến. Việc nộp tiền BHXH online giúp:
- Giảm thủ tục giấy tờ
- Minh bạch dữ liệu đóng nộp
- Dễ đối chiếu khi thanh tra, kiểm tra
Doanh nghiệp có sử dụng lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc phải thực hiện nghĩa vụ đóng BHXH đúng hạn, kể cả khi đóng theo phương thức hằng tháng, 03 tháng hoặc 06 tháng một lần.
2. Chuẩn bị trước khi đóng BHXH online cho doanh nghiệp
Trước khi thực hiện đóng BHXH online, doanh nghiệp cần chuẩn bị:
- Tài khoản đăng nhập Cổng Dịch vụ công Quốc gia của đơn vị sử dụng lao động
- Chữ ký số hợp lệ hoặc phương thức xác thực điện tử
- Tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp đã đăng ký thanh toán điện tử
- Mã đơn vị tham gia BHXH và mã cơ quan BHXH quản lý
3. Hướng dẫn cách đóng BHXH online cho doanh nghiệp năm 2026
Bước 1: Đăng nhập Cổng Dịch vụ công Quốc gia
Doanh nghiệp truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo đường dẫn:
https://xacthuc.dichvucong.gov.vn/authenticationendpoint/
Đăng nhập bằng tài khoản của đơn vị sử dụng lao động. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong ba hình thức đăng nhập:
- SmartCA
- USB ký số
- SIM ký số
Bước 2: Chọn chức năng đóng BHXH trực tuyến
Sau khi đăng nhập thành công, doanh nghiệp thực hiện các bước:
- Chọn menu Thanh toán trực tuyến
- Chọn mục Đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN
- Nhấn vào nút Đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN
Hệ thống sẽ yêu cầu nhập thông tin đơn vị trong trường hợp doanh nghiệp thanh toán lần đầu. Các lần thanh toán sau, thông tin đã được lưu.
Bước 3: Cập nhật thông tin đơn vị và số tiền đóng
Tại màn hình Tiện ích, doanh nghiệp nhấn Thêm thông tin đơn vị, sau đó:
- Nhập Mã đơn vị
- Nhập Mã cơ quan BHXH để tra cứu
- Cập nhật thông tin theo hướng dẫn của hệ thống
Sau khi thông tin được cập nhật, nhấn vào nút Đóng BHXH. Doanh nghiệp có thể:
- Chỉnh sửa số tiền đóng nếu có nhu cầu
- Chọn tài khoản hưởng thụ của cơ quan BHXH
Bước 4: Thực hiện thanh toán BHXH online
Doanh nghiệp nhấn Thanh toán. Hệ thống sẽ chuyển sang giao diện Payment Gateway của ngân hàng được lựa chọn, ví dụ Vietcombank.
Tại đây, doanh nghiệp:
- Đăng nhập tài khoản ngân hàng của đơn vị
- Lựa chọn tài khoản thanh toán
- Chọn phương thức xác thực
- Xác nhận đã đọc và chấp nhận quy định thanh toán điện tử
- Nhập mã OTP để hoàn tất giao dịch
Doanh nghiệp có thể làm việc với ngân hàng để phân quyền thanh toán cho người phụ trách kế toán hoặc nhân sự.
Bước 5: Hoàn tất và kiểm tra giao dịch
Sau khi thanh toán thành công, doanh nghiệp có thể:
- Xem lịch sử giao dịch BHXH
- Tải biên lai thanh toán điện tử
Biên lai này là căn cứ quan trọng để đối chiếu khi quyết toán hoặc thanh tra.
4. Hạn nộp BHXH hằng tháng của doanh nghiệp năm 2026
Căn cứ Điều 34 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, hạn nộp BHXH của doanh nghiệp được quy định như sau:
Đối với phương thức đóng hằng tháng, thời hạn chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo.
Ví dụ: Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH phát sinh trong tháng 10/2025 thì hạn cuối để doanh nghiệp nộp BHXH là ngày 30/11/2025.
5. Nguyên tắc làm việc của Bảo hiểm xã hội Việt Nam
Theo Quyết định 3033/QĐ-BHXH năm 2025, BHXH Việt Nam làm việc theo nguyên tắc:
- Tuân thủ pháp luật, đề cao trách nhiệm người đứng đầu
- Mỗi nhiệm vụ giao một đơn vị, một cá nhân chịu trách nhiệm
- Thực hiện thống nhất qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành
- Bảo đảm kỷ cương, minh bạch, phòng chống tiêu cực
- Đẩy mạnh chuyển đổi số, cắt giảm thủ tục hành chính
- Viên chức, người lao động chịu trách nhiệm cá nhân về kết quả công việc
6. Lưu ý quan trọng để tránh bị phạt khi đóng BHXH online
Doanh nghiệp cần lưu ý:
- Đóng BHXH đúng hạn để tránh tiền chậm nộp
- Đối chiếu số tiền đóng với bảng lương và dữ liệu thuế
- Lưu trữ đầy đủ biên lai thanh toán điện tử
- Chủ động rà soát, điều chỉnh nếu phát hiện sai sót
Đóng BHXH online cho doanh nghiệp năm 2026 không chỉ là thao tác kỹ thuật, mà là một phần trong hệ thống quản lý lao động và tài chính đồng bộ. Thực hiện đúng quy trình, đúng thời hạn sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và chủ động khi cơ quan quản lý kiểm tra, thanh tra.